!-2022.07.12-文件和文件夹管理办法-v2.0

1.文件定义
本文的文件是指由手机、笔记本电脑、平板电脑、台式电脑、扫描仪、高拍仪、照相机、录像机生成的或者由手机、笔记本电脑、平板电脑、台式电脑、群晖NAS下载的电子文件。例如：有声读物、音乐、歌曲、docx文档、xlsx表格、jpg图片、视频、电影、连续剧、脚本程序、应用软件、单机游戏、网络游戏等各种类型电子文件资源。

2.文件保存
所有文件和文件夹的最新编辑修改版本都保存在Synology群晖NAS网络附属存储服务器DS920+的RAID 1 镜像存储池（有数据保护）之中，Synology群晖NAS网络附属存储服务器DS920+的RAID 1 镜像存储池（有数据保护）有4块单块容量为12TB的希捷酷狼Pro机械硬盘组成。为了防止丢失文件，在损坏3块机械以后首先手动下载NAS中的重要文件到安全的存储介质，然后及时更换已经损坏的机械硬盘，并且立即手动修复已经勘用的群晖RAID 1 镜像存储池（有数据保护）。请通过群晖WebDAV Server套件、群晖DDNS动态域名解析、路由器DDNS、路由器端口映射、Mountain Duck、RaiDrive、NetDrive、WebDrive、AirLiveDrive、ExpanDrive、ES文件浏览器安卓应用和群晖QuickConnect通过Internet快速安全的读写访问你的Synology群晖NAS网络附属存储服务器中的文件。需要传输大量文件时请使用WinSCP版本5.19.6远程连接群晖的WebDAV Server。请用KeePass连接坚果云的WebDAV应用服务来管理所有网址、用户名和密码等各种个人敏感信息。

3.文件命名
文件和文件夹的名称（以下简称文件名）应当以能够在今后的工作、生活、娱乐和社交过程中快速高效的搜索和读写访问到所需文件为标准和目标。
在大的分类文件夹内以项目为单位管理所有文件，项目可以是单独一个文件或一个文件夹。一类项目文件夹都放在同一个分类文件夹之中，项目文件夹中不得保存其他项目文件夹。
项目命名格式： !@#-创建日期-重要注意点-当前状态-姓名或公司简称-项目详细描述-地点-备注-版本.扩展名
文件名有文件名称和文件扩展名组成，文件名称长度应当小于等于64位（一个中文字符占两位，一个英文字母或英文符号占一位），文件扩展名长度应当小于等于4位，文件名中只能出现简体中文字符、英文字母、英文半角减号 – 和英文半角句点 . （英文半角句点只用于QQ拼音输入法输入rq空格表示的项目创建日期），以及项目前缀半角符号！@和# 任何文件名中都不得包含这些字符以外的其他字符。项目名称前缀！用于标注重要的项目，@用于标注等待处理的项目，#用于标注正在处理的项目。当前状态关键字主要有“已付清”、“已批准”、“已开工”、“已验收”、“已审核”、“已完成”、“已上交”、“已发布”等。一个内容项目可以是单独一个文件，此时文件名建议包含时间、人物或组织、项目描述、地点等基本要素，可以查看佳明手表Garmin Fenix 7 Solar来核对检查日期。例如项目名称可以是“!-2022.07.12-晓亮的文件和文件夹管理办法-v1.0.docx”。一个项目所关联的文件数大于等于2个时应当新建文件夹并把项目相关文件保存到新建的文件夹之中，项目文件夹中可以新建子文件夹用于分类管理项目中的文件但是子文件不要超过两层，项目文件夹之中的文件的文件名可以适当精简，请在项目文件夹名称的语境中命名项目中的文件和子文件夹，具体以能够区分项目中不同文件为标准。以v##.##作为文件的版本号，版本号位于文件名末尾。在未正式成稿前，可以在文件名之后标上v0.1，v代表Version版本，0代表这是草稿，v0.1代表这是草稿的第一版，如果草稿做了修改则为v0.2，依次类推，到了正式发布的第一版则为v1.0，发布后再改，小的改动我们可以在小数点后加，如v1.1说明正式发布版本有了较小的改动；大的改动可以在小数点前加，如v2.0则说明比v1.0有了较大的改动。

4.文件搜索
通过群晖Universal Search套件、群晖FileStation套件、群晖DS file安卓应用、Everything电脑软件和WinCatalog 2021来快速安全的索引和搜索Synology群晖NAS网络附属存储服务器DS920+中的文件。在必要时可以用FileLocator Pro Version 2022 – Build 3307 的 “ 索引搜索 ” 功能对文件的正文内容进行全文本搜索。即使不记得文件名，即使只记得一小段正文内容片断也能够正确高效快捷的搜索到所需的文档表格。 可以使用https://anytxt.net/出品的AnyTXT Searcher或者www.likasoft.com出品的Archivarius 3000或者www.textseek.net出品的TextSeek对所有文件进行正文全文内容的索引和搜索，以便找到所需文件。

5.文件编辑和分享
大于等于2行的内容键盘输入时需要在用微信登录的金山文档之中编辑，等编辑完成之后需要打印预览或者发送文件时再复制粘贴或导出文件到Synology群晖NAS网络附属存储服务器DS920+的RAID 1 镜像存储池（有数据保护）之中（无需打印或发送的文件不用再导出），在金山文档中的文件不删除，长期保留在金山文档中的文件，需要与他人协作分享时请使用金山文档的分享功能和文档权限功能来分享和管理公共文档和公共表格。充分利用金山文档的自动保存到云端功能和历史版本功能，时刻保持金山文档中的文档和表格始终是最新的版本，在进行大量修改之后用快捷键Ctrl+S来立即保存文件的历史版本。本文档的最新版本保存在用微信登录的金山文档之中，如果在搜索“西瓜视频”手机APP或者“哔哩哔哩”手机APP之后对于文件管理和文件命名有新的发现和改进之处请到金山文档中去修改本文档。

6.文件备份
除非常重要的文件用WinRAR在原地压缩成以日期时间掩码后缀命名的ZIP压缩包之外，其他文件只通过群晖Hyper Backup套件和群晖Cloud Sync套件来定时自动备份群晖NAS中的所有文件，注意：应当正确设置Hyper Backup套件的备份目的地文件夹的访问权限，从而有效防止普通用户错误的访问和修改Hyper Backup套件的备份目的地文件夹。请使用SGI备份还原软件（一键还原备份SGIMINI4.0通用版本）来备份电脑中的Windows 10操作系统和第1分区C盘中的应用程序软件以及所有设置。请使用Deep Freeze Standard 版本8.63.020.5634冰点还原精灵标准版软件来保护电脑中的Windows 10 操作系统和第1分区C盘中的应用程序软件以及所有设置。

7.文件打印
必需先通过WPS Office或者Photoshop预览确认无误之后再打印文档、表格和图片。重要文件通过打印并妥善保管来备份重要的信息内容。经常使用的文档和表格也可以通过打印后保存到A4活页资料册透明档案夹之中或者放入粘贴在墙壁上的透明档案袋中，以便随时提醒和查看。请及时清理分类整理收纳归档电子文件和纸质文件。

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